体調不良で会社を休む。おそらく多くの人が一度は経験があるでしょう。
体調不良などで会社を休む場合、有給休暇がある場合は有給休暇を利用し、有給休暇がない場合は欠勤として処理されるケースが多いのが実態です。この時に適用されるのが欠勤控除です。働かなかった分の給与が差し引かれることを言います。
欠勤は給与が支払われないことから「欠勤するのは従業員の自由だ」と思っている人がいます。欠勤が多い従業員の対応に困った経営者の方から「欠勤は従業員の権利なのですか？」という相談を受けることも多く、欠勤にまつわるトラブルは意外に多いものです。
従業員は自由に欠勤することができるのでしょうか？ また、従業員の欠勤を会社は認めなくてはいけないのでしょうか？ 体調不良で欠勤した場合、労働契約違反になるのでしょうか？
この記事では、知っているようで意外と知らない欠勤にまつわる疑問を、雇用の専門家である社労士の立場から、欠勤が契約違反になる事例や欠勤控除の仕組みを交えて解説します。
目次
そもそも欠勤とは？
欠勤とは、従業員が労働する義務がある日に仕事を休むことを言います。有給休暇や就業規則等で定められている休暇を取得せずに会社を休んだ時は、欠勤扱いになります。
労働基準法では、欠勤に関して明確な定義はされていません。一般的に従業員が体調不良や自己都合で休むことを言います。
会社と従業員は労働契約の関係にあります。従業員は会社の指示に従って労働する代わりに、会社は給料を支払うという契約です。欠勤は労働を提供する義務を果たしていないので、休んだ分の給料は支払われません。この点で、休んでも給料が支払われる有給休暇とは異なります。
同じ無給の休みとして混同されやすいのが、欠勤と休職です。
休職は、病気やけがなどで働けない状態になったとき、会社が一時的に労働義務を免除する制度です。休職も欠勤と同様に労働基準法で明確な定義はありません。会社によっては休職制度がない場合もあります。休職制度がある会社は就業規則等にルールが明記されています。
欠勤と休職、両者とも従業員の都合で会社を休む点では同じですが、労働の義務があるかないかが大きな違いです。休職は会社が一時的に労働の義務を免除する制度ですが、欠勤は労働の義務が免除されているわけではありません。
欠勤は契約違反なのか？
前述したとおり、欠勤は労働の義務がある日に仕事を休むことです。有給休暇等を取得せず会社を休んだ時は欠勤になり、会社に連絡せずに休んだ時は無断欠勤になります。
「欠勤した日の給料は支払われないのだから、欠勤するのは従業員の自由だ」と思っている人がいますが、それは誤解です。確かに、働かなければ会社は給料を支払う義務はありませんが、だからといって従業員に自由に欠勤する権利があるわけではありません。
「従業員から『有給休暇がないので、欠勤でいいから休みたい』と言われているけれど、認めなくてはならないのか？」という質問を経営者の方からいただくことがあります。その際にお答えするのは「労働契約上、出勤する義務はあるけれど、欠勤する権利はないため、やむを得ない場合を除いて欠勤は認めなくてもよい」です。
会社と従業員は「従業員は会社の指示に従って労働し、会社はその労働の対価として給料を支払う」という労働契約を交わしています。
労働契約で決められた日に働くことは従業員の義務です。欠勤するということはその義務を果たしていないということになりますので、契約違反ということになります。ですので「欠勤でいいので休みたい」という従業員の申請を会社は認めなくても問題ありません。
ただし、発熱や体調不良などで働くことができない、いわゆる病欠を認めないのは、会社側が労働契約法違反になる可能性があるので注意が必要です。
会社は従業員が安全に働くための配慮をする義務があります（これを安全配慮義務といいます）。発熱や体調不良で働くことができないのに欠勤を認めず、労働を強制することは安全配慮義務に違反するおそれがありますので、発熱しているのに出勤を強要するようなことはしないようにしましょう。
欠勤控除の計算方法
有給休暇を利用せずに会社を休むと、働かなかった時間分の賃金が給与から引かれます。これを「欠勤控除」といいます。
欠勤控除の考え方は、「ノーワークノーペイ」の原則に基づいています。
従業員が何らかの理由で働くことができなかった場合、会社には賃金の支払い義務が発生しないことが原則となっており、これをノーワークノーペイの原則といいます。従業員が自己都合で働かなかった遅刻や欠勤のほか、育児介護などで働けなかった場合の休業にもこの原則は適用されます。
育児介護など従業員の責任ではない不可抗力の休業でも欠勤控除されるの？と意外に思われる方もいるでしょう。従業員が会社と約束した労働契約は、従業員が労働を提供することに対して会社が給料を支払う契約なので、育児や介護などの不可抗力の休業でも働かなかった時間分の給料を差し引くことは、会社側の正当な権利として認められているのです。
それでは、実際に欠勤した場合、いくら給料が引かれるのでしょうか？
欠勤に対して給料をいくら差し引くかは、通常、月給をもとにして計算しますが、手当の種類や勤務形態などによってさまざまなパターンがあり、会社によって採用している方法が異なります。
基本的には次のいずれか計算式を当てはめて計算します。
- 欠勤控除の額＝（基本給＋諸手当）／対象月の所定労働日数×欠勤した日数（遅刻早退の場合は時間数）
- 欠勤控除の額＝（基本給＋諸手当）／月平均所定労働日数×欠勤した日数（遅刻早退の場合は時間数）
「月平均所定労働日数」とは、1年間の総労働日数を12カ月で割って1か月の平均を出した日数です。
（1）のように欠勤した月の所定労働日数で計算すると、欠勤した月によって控除額が変動しますが、（2）のように月平均所定労働日数で計算すると、どの月に欠勤しても同じ金額になります。どちらの方法をとるかは企業の任意ですが、就業規則にその方法を明記しておく必要があります。
欠勤が発生した際の諸手当の扱いは？
この時、取り扱いに迷うのが諸手当の扱いです。役職手当、住宅手当、家族手当、固定残業手当などさまざまな手当がありますが、どの手当を控除の対象にするかは、企業が任意で決めることができます。
どの手当を控除するかが決まったら、就業規則に明記しましょう。
ここで注意が必要なのがフレックスタイム制を適用している従業員です。
フレックスタイム制は従業員が始業・就業の時間を自由に決められる働き方です。決められた期間（清算期間）の総労働時間を満たしていれば欠勤控除はできません。
フレックスタイム制で働く従業員に対して欠勤控除をする場合、清算期間の総労働時間と実際の労働時間の比較でいくら差し引くかを判断します。たとえば、清算期間が1カ月、総労働時間が160時間だった月に、実際の労働時間が150時間しかなければ、10時間を欠勤控除することができます。
このように「実際に働かかなった時間分」に対して給料を控除することは認められていますが、ペナルティとして働かなかった分以上の給与を控除するのは違法になりますので、注意が必要です。
欠勤後に「有給休暇に振り替えたい」と言われたら、会社は応じる義務はあるのか？
前述したとおり、労働日に労働できないと欠勤扱いになり、休んだ分を給料から控除することは会社の権利です。では、従業員から欠勤後に「有給休暇に振り替えたい」と言われた場合、会社は応じなければならないのでしょうか？
有給休暇は従業員の権利なのだから、申請すればいつでも取得できると理解している方も多いでしょう。しかし、事後申請の有給休暇を認める義務は会社側にはありません。
有給休暇には時季変更権があります。「事業の正常な運営を妨げる場合」は、従業員から請求された有給休暇を他の日に取得させることができる会社側の権利のことです。
有給休暇が事後に申請されると時季変更権を使うことができなくなるため、事後請求の有給休暇は認める必要はないとされているのです。
そのため、欠勤を有給休暇に振り替えることができるのは、会社が認めた場合に限られます。会社が認めなければ欠勤を有給休暇に振り替えることはできないのです。
病欠での欠勤を有給休暇に振り替える処理は、通常よく行われている処理ですが、あくまで会社の善意で振替を認めているということを知っておきましょう。
やむを得ない理由の欠勤を有給休暇に振り替えることを会社として認めているか否かは、就業規則に記載されています。「やむを得ない理由で事前に申請できない時は、欠勤を有給休暇に振り替える場合がある」などの文言がないか確認してみてください。
欠勤を有給休暇に振り替える際に気をつけなければならない点があります。「有給休暇が残っているから、欠勤を有給休暇に振り替えてあげよう」と自動的に振り替えるのは違法だということです。
会社が従業員の有給休暇を会社が勝手に消化することは、有給休暇の計画付与や時季指定といった例外を除いて違法になります。有給休暇は本人の申し出があってはじめて使用できるものだからです。
欠勤の有給休暇への振り替えは、あくまで従業員本人から希望があり、会社が事後の振り替えを認めた場合のみに実行できるものであることを理解しておきましょう。
欠勤が多い従業員をクビにできるか？
欠勤が労働契約違反だとすると「欠勤でクビになることはあるのか？」と気になる人もいるでしょう。
会社は「従業員が気に入らない」などの合理性に欠ける理由で雇用契約を解除することはできません。しかし、客観的に合理的と認められる正当な事由がある場合は、雇用契約を解除することが可能です。これを解雇といいます。
従業員が長期間にわたって欠勤が続く場合や無断欠勤を繰り返すような場合は、業務に支障が生じます。そのため、状況によっては欠勤は解雇の正当な事由と認められます。ただし、欠勤を理由として解雇を行う場合は就業規則に解雇事由として明記しておくことが必要です。
また、従業員の欠勤が続いたからといっていきなり解雇することはできません。まずは欠勤の理由を聞き、正当な理由がある場合は必要な配慮を行いましょう。
例えば、病気で通院が必要な場合や、家族の介護の問題を抱えている場合などです。病気が原因であれば、休職を検討したり、介護であれば介護休業等の制度利用を促すといいでしょう。欠勤の原因が業務負荷や長時間労働、ハラスメントなどの場合は企業側の問題として問題解決を図ることが重要です。
正当な理由がない欠勤だった場合
では、理由を確認したところ正当な理由がない欠勤だった場合は、どうしたらいいでしょうか？
まずは、欠勤は契約違反であることを従業員にしっかりと説明し、注意や指導を行う必要があります。それでも欠勤が繰り返される場合は始末書を提出させるなど、懲戒処分を行いつつ勤務態度の改善を求めます。そういった指導を繰り返しても勤務態度が改善しないようであれば、解雇に至ることが一般的です。
欠勤については、法律上の定義がないため、就業規則に欠勤の扱いを明記しておかないと「規則にないのに欠勤控除や懲戒処分なんておかしい」とトラブルに発展する可能性があります。
就業規則には下記のような内容を記載しておきましょう。
- 欠勤の届け出（期限、方法、理由など）
- 無断欠勤の定義
- 診断書などの証明書類の提出の有無
- 欠勤の有給休暇への振り替え手続きやルール
- 無断欠勤が続く場合の対応や懲戒処分
- 欠勤控除の計算式やルール
従業員の欠勤は会社にとって悩ましい問題ですが、メンタル疾患やハラスメント、過重労働などの理由が隠れている場合があります。まずは欠勤の理由を正確に把握することが大切です。解雇はあくまでも最終手段ですので、慎重な判断が必要になります。
こういった判断には専門的な知識が求められますので、欠勤を繰り返す従業員への対応は専門家に相談することをお勧めします。
まとめ
「給料をもらえなくていいから休みたい」この考えはとても危険です。「従業員には欠勤する権利はない」という基本的な考え方を知った上で、やむを得えない理由で欠勤する場合は、理由を明確に伝え、できる限り事前に連絡をするようにしましょう。
会社側も、従業員が欠勤した場合は欠勤した理由をしっかりと確認した上で対応しましょう。また、欠勤に関するルールを就業規則に明記し、従業員に周知徹底しましょう。
従業員の欠勤は会社の業務や職場の士気に大きな影響を与えるものです。欠勤を繰り返す従業員には就業規則にのっとった注意や処分の対応を検討しましょう。職場環境に原因があるような場合は、原因となっている事柄に対する防止策や環境改善を講じることも大切です。
監修者
東京都社会保険労務士会所属。成蹊大学文学部英米文学科卒業。
創業間もないベンチャー企業だったAuthense法律事務所と弁護士ドットコムの管理部門の構築を牽引。その後、Authense社会保険労務士法人を設立し代表に就任。企業人事としての長年の経験と社会保険労務士としての知見を強みとする。
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