従業員が10人未満である場合、就業規則を作らなくても違法ではありません。
しかし、たとえ従業員が10人未満であったとしても、就業規則は作成しておくことをおすすめします。
就業規則を作成する際は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか？
今回は、就業規則の基本について詳しく解説します。
就業規則とは
就業規則とは、労働者の賃金や労働時間などの労働条件に関すること、職場内の規律などについて定めた、職場における規則集です。※1
すべての労働条件が同じである企業はほとんどなく、似た業種の企業であっても、賃金や賃金の定め方、休憩時間、休日、手当の種類や金額などが異なることでしょう。
そのような会社独自の「就業ルール」をまとめて定めたものが就業規則です。
就業規則の作成は義務？
就業規則の作成が義務であるかどうかは、その事業場で雇用する労働者が10人以上であるか否かによって異なります。
従業員10人以上の会社は義務
事業場で雇用する労働者が10人以上である場合、就業規則の作成は会社の義務です。
この「労働者」には、パートタイム労働者やアルバイトなども含まれることとされており、正社員だけをカウントするわけではありません。ただし、派遣社員はこの10人に含まれません。
間違えやすいのが、就業規則の作成は「事業場ごと」という点です。
たとえば、本社以外に支店が複数ある場合は、「本社と支店あわせて10人以上」ではなく、それぞれに10人以上いるか否かで判断します。
また、一時的に労働者が10人未満となるからといって就業規則の作成義務が免除されるわけではありません。
10人以上の労働者を使用していることが通常の状態である場合は、就業規則の作成が義務となります。
従業員10人未満でも作成がベター
事業場で雇用する労働者が10人未満である場合は、就業規則の作成は義務ではありません。
しかし、1人でも労働者を雇用している場合は、就業規則を作成しておくことをおすすめします。
就業規則を作成するメリットは次で解説します。
就業規則を作成するメリット
就業規則の作成が義務である場合はもちろん、労働者が10人未満であり就業規則の作成が義務でない場合であっても、就業規則を作成することをおすすめします。
なぜなら、就業規則の作成は企業にとって多くのメリットがあるためです。
ここでは、就業規則を作成する主なメリットを3つ解説します。
企業のルールを明確にできる
1つ目は、就業規則に定めることで、企業のルールを明確にできる点です。
会社が従業員を懲戒するには、原則として就業規則に一定のルール違反をした場合に懲戒できる旨の定めがなければなりません。
しかし、就業規則がなければ企業のルール（何をしてはならないか）が不明瞭であり、懲戒解雇などをすることも困難です。
一方、就業規則で企業のルールを記載したうえで違反した場合の懲戒規定を設けておくことで、トラブルの抑止力となるほか、トラブル発生時の対応もスムーズとなりやすいです。
労使トラブルを避けやすくなる
2つ目は、労使間のトラブルを避けやすくなることです。
就業規則がない場合、たとえば従業員が病気やケガなどで相当期間休職せざるを得なくなったときに、休職中の給与をどうするのか、休職期間が非常に長くなった場合であっても雇用を続けるのかなど、個々に交渉をして定めなければなりません。
また、従業員ごとに異なる対応をすれば不公平となり、トラブルに発展するおそれがあります。
就業規則を作成してさまざまなケースに応じた対応をあらかじめ定めておくことで企業としての対応ルールが明確となり、その都度従業員と交渉する必要がなくなります。
また、相当期間の休職後には解雇するなど、従業員にとって不利な対応をする場合であっても、就業規則に定めたとおりの措置であれば、たとえ訴訟を提起されても会社にとって有利な結果となりやすいでしょう。
従業員が安心感を得やすくなる
3つ目は、従業員が安心感を得やすくなることです。
従業員や求職者の中には「会社には就業規則があるものだ」と考えている人も多く、就業規則がない場合は、人材採用において不利となりかねません。
就業規則があることは、求職者や従業員の安心にも繋がります。
就業規則の記載事項
就業規則には、どのような内容を記載すればよいのでしょうか？
ここでは、就業規則の主な記載事項について解説します。
絶対的記載事項
就業規則に必ず記載すべき「絶対的記載事項」は、次のとおりです。
- 始業時刻と終業時刻、休憩時間
- 休日、休暇、交替制の場合には就業時転換に関する事項
- 賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
相対的記載事項
定めがある場合は就業規則に記載する必要がある「相対的記載事項」は、次のとおりです。
- 退職手当に関する事項
- 臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
- 食費、作業用品などの負担に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰、制裁に関する事項
- 休職に関する事項
- その他全労働者に適用される事項
任意的記載事項
就業規則には、公序良俗に反しない限り会社が自由に規定を設けることが可能です。
これを「任意的記載事項」といいます。
任意的記載事項は会社によってさまざまですが、たとえば次のものなどが挙げられます。
- 就業規則の制定趣旨
- 会社の服務規律
- 根本精神の宣言
- 就業規則の解釈や適用に関する規定
就業規則作成の注意点
就業規則を作成する際は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか？
就業規則を作る際の注意点を3つ解説します。
労働基準監督署への届出が必要になる
1つ目は、作成した就業規則は労働基準監督署への届出が必要となることです。
労働基準法では、「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」と規定されており、行政官庁（労働基準監督署）への届出が義務付けられています（労基法89条1項）。
そのため、作成後は届出を忘れないよう注意してください。
従業員が閲覧できる状態にしておく必要がある
2つ目は、作成した就業規則を、従業員が確認できる状態にしておくことです。
使用者は、作成した就業規則を次のいずれかの方法によって労働者に周知させなければならないとされています（同106条1項、労基法施行規則52条の2）。
- 常時各作業場の見やすい場所へ掲示するか備え付ける
- 書面を交付する
- その他の厚生労働省令で定める方法（常時モニター画面などで確認できるようにすること）
作成をしたものの、従業員に周知していない場合は労働基準法に違反するのみならず、せっかく策定した就業規則が無効となる可能性があります。
たとえば、就業規則の規定に従って懲戒解雇をしたとしても、就業規則が周知されていないのであれば、解雇は無効であると判断される可能性が高いです。
自由に変更できるわけではない
3つ目は、いったん作成した就業規則は、企業が自由に変更できるものではないことです。
これまで就業規則がなかった事業者の中には、「とりあえず厚労省のモデル就業規則をそのまま使って、その後問題があったら変更しよう」と考える人もいるかもしれません。
しかし、一度作成した就業規則を変更するには、労働者の過半数が加入する労働組合（ない場合は、労働者の過半数を代表する者）に意見を聞いたり、意見書をまとめてもらったりしなければなりません。
また、変更した内容について、改めて労働基準監督署に届け出ることも必要です。
就業規則を変更したにもかかわらず届出が漏れているケースも散見されるため、注意しなければなりません。
さらに、法令上は従業員にとって不利益な変更も可能であるとはいえ、後から不利な内容に変更した場合は従業員のモチベーションが低下したり、退職者が増加したりするおそれもあります。
そのため、就業規則は「後から簡単に変更できる」とは考えず、最初からある程度しっかりと検討して作り込むとよいでしょう。
就業規則の作り方・作成の流れ
就業規則は、どのように作成すればよいのでしょうか？
最後に、作成の流れとポイントを解説します。
原案を作成する
はじめに、就業規則の原案を作成します。
原案の作成には、次の3つのパターンが挙げられます。
- 厚生労働省のモデル就業規則や書籍などで見つけたテンプレートをそのまま使用して作成する
- 厚生労働省のモデル就業規則や書籍などで見つけたテンプレートを修正して作成する
- 社労士や弁護士などの専門家に相談して作成する
就業規則について調べてみると、モデル就業規則やテンプレートが複数見つかることと思います。
実際に、これをそのまま使っている企業も少なくないでしょう。
しかし、これらのテンプレートをそのまま活用することはおすすめできません。
厚労省のモデル就業規則は、大企業から中小企業まで様々な企業に対応した内容で作られており、どういった内容を取捨選択するかは企業側にゆだねられています。
たとえば、慶弔休暇は企業として定めなければならない必須の休暇ではありません。
しかし、モデル就業規則に慶弔休暇が入っているのを見て、必須なのかと勘違いしてそのまま設定してしまう場合があります。
このように、モデル就業規則を参考にした結果、成長過程の中小企業にとっては過剰な内容になってしまう可能性があるのです。
また、インターネット上で気軽にダウンロードできるテンプレートは、法改正に対応していないリスクがあります。
労働法は頻繁に法改正されますので、その都度改定内容を就業規則に加えていく必要があります。
過去に作られたテンプレートでは、その改正に追いついてない可能性があります。
テンプレートはあくまで汎用性を重視したものであり、自社の実情に即しているとは限りません。
テンプレートをベースとして、自社に必要な項目を付け加えたり、不必要な項目を削除したりといった作業が必要になります。
とはいえ、テンプレートから除いても構わない規定と除くことで法令違反となる規定を自社で見分けることは困難でしょう。
よくわからないままに採用したモデル就業規則に盛り込まれている休暇や手当が実際には機能していなかった場合などには、トラブルの原因となる可能性があります。
また、先ほど解説したように、問題が発覚したからといって後から簡単に変更できるものでもありません。
そのため、就業規則の作成は、社労士や弁護士など専門家のサポートを受けて行うことをおすすめします。
従業員代表者から意見を聴取する
就業規則の原案を作成したら、次のいずれかの人から意見を聴取します（労基法90条）。
- 労働者の過半数で組織する労働組合がある場合：その労働組合
- 労働組合がない場合：労働者の過半数を代表する者
そのうえで、意見を聴取した者の意見をまとめた「意見書」を作成する必要があります。
なお、あくまでも意見を聴取する義務があるだけであり、必ずしも従業員代表者などの意見に従う必要はありません。
しかし、強い反対意見が出ているにもかかわらず、その意見を一切反映しなかった場合は、その後労使トラブルに発展する可能性があるほか、退職者が増加することも懸念されます。
そのため、実務上は反対意見が出た場合は専門家のサポートを受けて従業員側と交渉を行い、落としどころを探る必要があるでしょう。
就業規則を作成し労働基準監督署に届け出る
就業規則を作成したら、作成した就業規則と従業員代表者による意見書を行政官庁に届け出なければなりません（同89条1項）。
ここでいう「行政官庁」とは、営業所の所在地を管轄する労働基準監督署です。
作成だけして届出を忘れないよう注意してください。
なお、労働者が10人未満の事業所が任意に就業規則を作成した際は、届出の義務はありません。
ただし、任意に届出をすることも可能です。
従業員に周知する
就業規則を作成したら、必ず従業員に周知しましょう。
先ほど解説したように、せっかく就業規則を作成しても従業員が就業規則の存在さえ知らなかったり就業規則を閲覧できない状態にあったりする場合は、就業規則が無効とされるおそれがあるためです。
まとめ
就業規則の基本について解説しました。
労働者が10人以上である事業所は、就業規則を作成したうえで労働基準監督署へ届け出る義務があります。
一方、労働者が10人未満である場合は、就業規則の作成や届出は義務ではありません。
しかし、会社のルールを明確化して労使トラブルを防ぐには、たとえ労働者数が少ない場合であっても就業規則を作成することをおすすめします。
厚生労働省のテンプレートも参考になりますが、そのまま活用することは避けた方がよいでしょう。
なぜなら、モデル就業規則は会社の実態に即した内容で作られているわけではないからです。
就業規則は、会社の憲法のようなものであり、良い会社を作るためには「良い」就業規則が必要です。
費用がかかってもオーダーメイドで作成する価値があるといえるでしょう。
就業規則を作成する際は、社労士や弁護士などの専門家にサポートを受けることをおすすめします。
専門家のサポートを受けることで、将来のトラブルの抑止につながる、自社に合った就業規則の作成が可能となります。
Authense社会保険労務士法人では弁護士と連携しつつ、労使トラブルを防ぐサポートを行っています。
就業規則の作成でお困りの企業様は、Authense社会保険労務士法人までご相談ください。
監修者
東京都社会保険労務士会所属。成蹊大学文学部英米文学科卒業。
創業間もないベンチャー企業だったAuthense法律事務所と弁護士ドットコムの管理部門の構築を牽引。その後、Authense社会保険労務士法人を設立し代表に就任。企業人事としての長年の経験と社会保険労務士としての知見を強みとする。
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