コラム

法務部員が欠員してしまった場合の対処法は?法務業務をアウトソーシングするメリットを解説!

法務部員が欠員してしまった場合の対処法は?法務業務をアウトソーシングするメリットを解説!

法務部門のアウトソーシングについてわかりやすく解説します。法務部員が欠員した場合には、法務部員の補充の他にもさまざまな対応方法があります。たとえば、企業内弁護士の雇用や顧問弁護士への委託、そして法務部門の外注などです。

記事を監修した弁護士
Authense法律事務所
弁護士 
(第二東京弁護士会)
中央大学法学部法律学科卒業、大阪市立大学法科大学院修了。法律事務所オーセンス入所から、ベンチャー法務を担当し、現在では、HRTech(HRテック)ベンチャー法務、芸能・エンタメ・インフルエンサー法務、スポーツ団体法務等を中心に担当。上場企業をはじめとした日本国内外に成長を求める企業のM&A支援にも積極的に取り組む。

法務部員の代表的な役割

法務部門とは一般的に、その企業内の法務業務や法務相談を担う企業内の部署を指します。はじめに、法務部門の役割について確認しましょう。

法務部員が担う役割

法務部門が担う主な業務は、次のようなものが想定されます。ただし、企業によっては役割が異なる場合もある他、一部の業務は他の部署が担っている場合もあります。

  • 契約書や規約などの作成や確認:顧客など社外の取引先との間で締結する契約書や自社サービスの利用規約、個人情報保護方針などを作成、相手方から提示された契約書などを法的な視点から確認する。
  • 社内規程の整備:就業規則やSNS利用規程、ハラスメント防止規程など、企業内部の規程の整備を行う。就業規則等人事に関する規定は人事と連携する等、別部門と連携する場合もある。
  • 法務相談:法律に関する事項の社内相談窓口となる。
  • 紛争処理:顧客などとの間で法的なトラブルが生じた際に対応する。訴訟への対応は直接行わず、外部の弁護士へ依頼し、外部弁護士との窓口業務となることもある。
  • 法務手続き:株主総会の運営や子会社設立、M&Aなど、法律上必要となる手続を必要に応じ他部署と連携しながら行う。
  • 法律やコンプライアンス遵守の徹底:法律やコンプライアンスの社内周知や社内研修などを行う。
  • 知的財産の管理:企業の発明や商標などの知的財産権につき、調査や権利化を行う。企業の知的財産が侵害されている場合には、対応を行う。知財部門がが法務部門と別の場合もある。

法務部員には資格が必須?

法務部員には、必ずしも弁護士などの法律系資格が必要であるわけではありません。

資格の有無ではなく、法律的な知識の有無が重要ですので、むしろ資格を持たない法務部員が多数を占めるのではないでしょうか。

ただし、訴訟については基本的に弁護士資格がないと対応が難しいため、訴訟については、社内弁護士(インハウスローヤー)がいる場合(社内弁護士)を除き、顧問弁護士等外部の弁護士が対応することになります。

また、法務部によっては定型外の業務や慎重な判断が必要な場合等、必要に応じて外部弁護士に相談することもあるかと思います。

法務部員が欠員した場合の対応方法

法務部門が欠員してしまった場合、企業には次の4つの選択肢が考えられます。それぞれ解説していきましょう。

法務部員を新規採用する

最もオーソドックスな対応方法は、欠員した分の法務部員を新たに採用して補充することです。

ただし、タイミング良く即戦力となる経験者を採用できるとは限りません。未経験者の場合にはたとえ法学部などを出ていたとしてもすぐに実務が行えるわけではないため、戦力となるまでに教育コストや時間を要する可能性が高いといえます。

インハウスローヤーを雇用する

インハウスローヤー(企業内弁護士)を雇用することも選択肢の一つとなります。

資格に裏付けされた法律のプロが社内に存在することは、企業にとって非常に心強いでしょう。また、顧問弁護士へ相談する場合と比較して相談したいときに相談がしやすい点や、より企業に寄り添ってもらいやすい点もメリットの一つです。

ただし、無資格の法務部員を採用する場合と比べて、採用や継続的な雇用にコストがかかりやすい点はデメリットとなる可能性があります。

顧問弁護士へ委託する業務を増やす

顧問弁護士と相談をしたうえで、顧問弁護士へ委託する業務を増やすことで法務部門の業務自体を減らすことも選択肢の一つとなります。

たとえば、契約書のチェックが頻繁に発生している企業であれば、契約書のチェック業務のみを顧問弁護士へ委託することで、法務部門のスリム化をはかることができるでしょう。

ただし、委託する業務の量が多ければ、それだけ報酬が高くなる可能性があります。委託を希望する業務のボリュームを見積もったうえで、どの程度の報酬で対応してもらえるのか、あらかじめよく確認しておくことが必要です。

また、委託先の弁護士へ依頼する前に依頼事項を整理したり弁護士とやり取りをしたりする人材は、社内に必要となるでしょう。

法務機能を外注する

法務部門は、必ずしも自社で抱えなければならないわけではありません。法務部門の機能を丸ごと外注することも、選択肢の一つとなります。

外注の場合には企業の内部に法務部員が常駐するわけではありませんが、リモートでの業務が進んだ昨今では、その場にいないからといって不都合が生じる場面はそれほど多くないでしょう。
法務部門を外注するメリットは、次で詳しく解説します。

法務機能を外注するメリット

法務部門を外注するメリットは、多く存在します。中でも、代表的なメリットは次のとおりです。

雇用ではないため柔軟な対応ができる

年間を通して法務部門の業務のボリュームが常に同じ程度であるという企業は、さほど多くないと思われます。しかし、自社で法務部員を雇用している場合には、繁忙期のみ人数を増やすなど柔軟な調整をすることは困難です。

法務部員には高度な専門性が求められるうえ、企業の根幹となる機密情報に触れる場合も多いため、たとえば短期間のみの派遣社員に来てもらったり、他部署からの応援に入ってもらったりすることも現実的ではないでしょう。

一方で、法務部門を外注した場合には法務部員を自社で抱える必要がないため、繁閑による柔軟な対応が可能となります。

一定の専門性が保証される

法務部員には高度な専門性が求められ、企業が求める水準の業務を行うまでに成長するには時間がかかる場合が少なくありません。うまく経験者を採用できれば良いですが、法務部門の業務をそつなく行えるほどの人材であれば引く手もあまたであるため、求める人材の採用は容易ではないでしょう。

そのため、欠員が出てしまってから募集をかけていては、むしろ教育に人手が取られ、より業務がまわらなくなってしまうリスクさえあります。

一方で、外注であれば企業が人材を一から教育する必要はありません。はじめから一定の専門性が保証されることが、法務部門を外注する大きなメリットの一つです。

従業員が他の業務に集中できる

法務部門を社外へ切り出して外注することで、従業員を本業の業務など他の業務へ集中させることが可能となります。

企業によっては他の業務を担っている従業員が法務部員を兼任しているケースもありますが、法務部門を外注することで無理な兼任をさせずに済むこともメリットの一つです。

まとめ

法務部門を、無理に自社で抱える必要はありません。法務部門を外注するメリットは少なくありませんので、ぜひ外注も選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか?

Authenseには法務部への出向経験や実務経験豊富な弁護士が多数在籍している強みから、「ALS(法務機能アウトソーシングサービス)」をご用意しております。

優秀な従業員であれば、給与や法定福利費などかかるコストを総合的に考慮すれば、一人を雇用するのみでもこの金額は超えてしまうでしょう。
企業にとっては、一人を雇用する程度の費用で法務部門をまるごと外注できることとなります。

ALS(法務機能アウトソーシングサービス)」は1ヶ月からスポットでのご利用も可能ですので、ご検討の際にはお気軽にお問い合わせください。

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