外部の弁護士では提供できない価値を法務クラウドで提供。人員不足を解消する「社内弁護士活用法」

サービス導入の背景

法務クラウドを2025年の春からご導入いただいています。導入前、課題を解決するためにどのような検討をされていたのでしょうか。

筒井様：契約量が増え、もともと人員不足だったこともあり業務量過多に陥っていました。専門知識を要しない契約から、知識と経験が必要な難しい契約まで多岐にわたって処理する必要に迫られていたんです。小村と田中が中心となって進めてくれていたのですが、契約書レビュー以外にもたくさんの業務を抱えていますので、いよいよ処理が追いつかなくなりました。

まずは、人員を増やすべく採用活動から始めたのですが、自社の風土に合った方の採用は簡単にはいきません。とはいえ事態は切迫していましたので、「なにか良い方法はないか」と探して見つけたのがAuthense法律事務所の法務クラウドでした。

法務クラウドをお知りになって、導入するべきか否かをご検討されていらっしゃった時期に、なにを期待されていましたか？

筒井様：社員と同等のパフォーマンスで業務を進めてくれたらいいなと思っていました。他社サービスも調べてみたのですが、いずれも一度法務部員である私たちが事業部からの依頼の窓口となって取りまとめ、取りまとめた内容をアサインされた担当者にお願いするというフローでした。それでは私たちの業務量を削減するどころか、むしろ手間が増えてしまうんです。実際、一度他社サービスを小村が窓口となってテスト導入してみたことがありましたがうまくいきませんでした。

小村様：当社は情報セキュリティの管理が厳しく制限されています。外部の方に社内の情報を送るには、当社の専用フォームに細かく必要事項を入力する必要があるのですが、それだけでも別部署の担当者に一つひとつ確認しながらでないと進められないというデメリットがありました。

また、レビューしてもらいたい契約書をお送りする際、契約書というのは極秘資料ですので、専用のファイル転送サービスを活用して転送するのですが、そのやり取りにも手間と時間がかかりました。レビューが戻ってきても、見当違いの回答が返ってきて方向修正をお願いするとなると、また同じ手間と時間をかけて往復のやり取りをすることになります。

社内のスタッフではなく外部サービスを利用して契約書レビューをするのは大変で、逆に私たちの労力が増えてしまうので正式導入は難しいと思いますと筒井に報告しました。

筒井様：社内のスタッフではなく外部の方なので、レビューの内容もどこか杓子定規で微妙にズレているなと感じたのも見送った理由の一つです。

ですので、人員不足解消のために外部サービスを導入したいという希望は引き続き持ちながらも、当社の社員と同等のパフォーマンスを発揮してもらえるサービスはないかと探していました。

法務クラウドのプレゼンを受けて、サービスのどのあたりに魅力を感じていただけたのか改めてお聞かせいただけますか？

筒井様：一番魅力だったのは、当社の社員と同じように動いてくれるという点ですね。当社ではセキュリティ面を考慮したシンクライアントシステムを導入しています。シンクライアントで、事業部から法務に関わる相談を受け取り、回答するやり取りを行なっています。法務クラウドで当社担当となってくれた田村さん（田村顕志朗弁護士）にもこのシステム内に入っていただき、事業部の担当者たちと直接やり取りをしていただけるという点、ここが最大の魅力でした。

弁護士である田村が御社の法務部員の一人として担当につきました。ファースト・インプレッションはいかがでしたか？

小村様：とても感じがいい先生で安心しました。

筒井様：それは大きいですよね。また、当社の複雑なシステムもすぐに把握されて、ご自身で問題なく初期設定も進めてくださったのも印象に残っています。

導入したサービスの感想とその効果

主に田村にご依頼いただいているのは契約書レビューと伺っています。

筒井様：ほぼ契約書のレビューで、たまに新たに作った契約書のひな形のチェックをお願いしています。

依頼は、事業部から当社のシステム内に届きます。溜まっている依頼の一覧を田村先生がご覧になって、その中からシンプルな相談を選んでいただき進めてもらうというフローでお願いしています。

シンプルな相談から、当社の過去の資料を遡って検討しなければならない複雑な相談まで幅広く寄せられますが、田村先生には手間のかからない依頼の解決をお願いしています。

田中さんにお伺いしたいのですが、田中さんは法務クラウドを導入された2025年春とほぼ同時期に入社されていらっしゃいますね？

田中様：法務クラウドが導入される1ヵ月ほど前に入社しました。前職では法務と知財を掛け持ちで7年ほど担当していました。法務の経験はありましたが、まったく別の業界に来てみると扱う契約書の内容も大きく変わりましたし、件数も増えました。会社のルールを学びながら契約書も処理していかなければならないスピード感に慣れるのに半年くらいかかりました。

繁忙期となる3月頃、私も契約書レビューを進めていくのですがどんどん溜まっていきました。小村や筒井も進めてくれるのですが、それでも毎日依頼が来ます。後日、田村先生にどれくらいお願いしたのか集計を出すのですが、「田村先生がこんなに処理してくれていたのか」とわかり、とても感謝しています。同時に、私ももっと頑張ろうと刺激にもなりました。

入社直後、まだ新しい会社に慣れていらっしゃらない頃、弁護士である田村に相談したりされましたか？

田中様：私がこれまで扱ったことのない法律などが出てきた際、どう解釈すれば良いのか教えていただいていました。

また、田村先生が依頼者とメールでやり取りする際には私たちもCCに入れてもらって確認できるようにしているのですが、どんな回答をしているのか、どんな言い回しを使っているのかなど、こういうケースではこう伝えればスムーズなんだなと、先生と依頼者のやり取りを見て「次から使わせてもらおう」と学んだりしていました。

筒井様：社内のスタッフと同じノリで「ちょっとここなんですけど」と相談できるのはありがたいですよね。

田中様：英文のNDAのひな形を自分でドラフティングして、内容に問題がないかを確認するのも社内メールで田村先生に送り、「1週間ぐらいで戻してください」とお願いすれば、社内メールで返ってきます。

先ほど小村が話していた通り、外部の方とやり取りするにはセキュアな転送サービスを利用する必要があり手間がかかるんです。そのような手間を省けるのも心理的に大きいですね。

社内に弁護士を迎え入れることで、弁護士に相談するという心理的なハードルを下げるのも法務クラウドの「売り」の一つだと思っているのですが、そのあたりも実感されていらっしゃるのですね。

小村様：普段から当社の資料を見ていただいているので、今どんな話が進んでいるのかもお分かりいただいているんですね。ですので、相談する際にもゼロから事情を説明する必要がないんです。外部の弁護士さんに相談するとなると、背景から最新の事情まで、こちらで資料を準備して説明する必要があります。

田村先生の場合、「資料ならここにあります」と連絡しておけば、ご自身で見ていただけるのでこちらで説明資料をまとめる手間もありません。

筒井様：田村先生が依頼者とのやり取りで分からない点が出てきた際、「どうすればいいですか？」とご連絡をいただきます。これも田村先生が気を遣ってくださっていると思うんですよね。分からないままにやり取りを進めてしまうと、後日の修正も含めて無駄な時間や手間がかかってしまい、余計な費用負担が発生してしまいます。それを避けるためにご配慮いただいているなと感じています。

小村様：「それは社内の事情ですから、先生には分からないですよね」という内容についてはすぐに確認してくださるのでありがたいですね。

うまく御社に田村がフィットしているようでホッとしています。

筒井様：溶け込んでる感がありますよね。他部署の人からも「新しい人が入ったの？」と聞かれるほどです。

当初、人手が足りない、採用も簡単には進まない中、人員不足を解消するために法務クラウドをご導入いただきました。実際に導入してみて、効果という点ではいかがですか？

筒井様：先ほど田中がお話させていただきましたが、後日、集計してみると「こんなに件数をこなしてくれていたのか」と驚いています。自然と進めていただいているので当たり前の環境になってしまっているのですが、もし田村先生が進めてくれていなければ、現場で作業している小村と田中の負担が増えていたわけです。その分の負荷を削減していただいていることを大変感謝しています。

現状、メインでご依頼いただいている、シンプルな契約書レビュー以外に「もう少しこの辺もお願いしたいな」というご希望はありますか？

筒井様：現在、人員を採用することを前提に考えていますので、法務クラウドは最小のプランでお願いをしています。お願いできる作業時間にも限りがありますので、いまその辺のバランスを考えているところです。

当社に合った方を採用できてから、ある程度その方が育つまで法務クラウドを活用しようと考えています。本当は田村先生に入社していただければ一番良いのですが、そうもいきませんからね（笑）。

ありがとうございます（笑）。法務クラウドの特長のひとつとして、ご契約いただいたらすぐに実践でご活用いただける点があります。その辺りの実感はいかがですか？

小村様：立ち上がりから非常にスムーズに進めていただきました。教育が必要な方ではありませんので当然なのかも知れませんが、ありがたかったですね。

また、急遽人が足りなくなった、繁忙期が来たという際に穴埋めとして使えるという点も含めてもろもろ柔軟に契約プランも変更できるというのも伺いました。そのあたりも大きなポイントなんだろうなと感じました。

導入サービスのおすすめポイント

採用活動が一段落するまで、法務クラウドをご活用いただけるとのことですが、契約を続けていく中でご期待されることなどはありますか？

筒井様：ふたりからなにかありますか？ 私は不満とかないんだよね（笑）。強いて挙げるなら、プランの関係でお願いできる時間の制約があります。本当はもうちょっとお願いできるといいなとは思ってるんですけど、ここは致し方ない部分ですので。

田中様：入社の時点ですでにいてくださったのが非常に心強かったですね。
自分でまだ満足に処理できない分、先生がいてくださるという安心感と、先ほども話しましたが、先生の回答や仕事の内容を参考にして、このケースにはこう対応すればいいのかと学びながら進めることができたのもとても大きかったです。

どうしても処理しなければならない件数が多い時期には焦りがちになってしまいます。ですが、先生がいてくださるので落ち着いて、いまは時間がかかっても仕方がないので自分の案件を丁寧に着実にと心がけて対応できました。

筒井様：マネジメントしている立場からしてみれば、メンバーがそのように思ってくれるというのが一番のメリットかもしれません。田村先生がいなければ、小村と田中からオーバーフローした分は私が引き取って進めなければなりませんし。

田中様：そうですね。このままでは筒井さんに現場作業をお願いすることになるから早くやらなきゃではなく、田村先生もいてくださるので大丈夫だと安心して進められました。さらに、件数の推移を見て「来月はもっと自分も頑張ろう」と思いながらやっていました。

小村様：何も心配することなくお任せできるのが良かった点かなと思います。本来、どの会社でも、どの部署でも、新たに入社したらその人が慣れるまでの間に何らかの失敗というのはあると思うんです。

でも、田村先生に関して、他部署から「説明が分かりにくい」とか「やりにくい」といったクレームが来たことが一度もないんです。

筒井様：そうだね、ないね。私も聞いたことないもん。

小村様：そういったことがなく、自然と馴染んでいただいて、着実に業務を進めていただいて、非常に感謝しています。

最後に、Authense法律事務所や法務クラウドに対してご期待やご要望などはありますか？

筒井様：法務クラウドだけではなく、他の相談もできるのかなと思っています。田村先生とご一緒させていただいてから、もう少しいろいろなお願いをしてみたい、なにか相談事ができたときの相談先の候補としてAuthense法律事務所を考えたいと思うようになりました。

それこそ、田村にご依頼いただければ、すでに御社の業務について熟知していますから、話も早いですもんね。

筒井様：その際には金額は別料金になってもいいので、お願いすることもできそうだなと思っています。

法務クラウドのサービスにご満足いただいていなければ出てこないお言葉ですので、田村も喜びます。

筒井様：いつも「なにか他にありませんか？」等、田村先生から言われるのですが「大丈夫です、特にないです」で終わってしまいますもんね。

小村様：「うちの社員が変な質問をしてすみません」などは時々お伝えしているのですが、直接感謝の言葉を伝えられていない気がします。

田中様：そういう点でも良い機会をいただきました。

本日は非常に良いお話をありがとうございました。