事業の成長とともに増え続ける契約書レビュー。法務部員の増員が遅れると、ビジネスのボトルネックになってしまいます。本記事では、採用に頼らず外部リソースを活用する「法務BPO」という選択肢を解説。外注できる契約書の範囲から、失敗しない外注先の見極め方までを整理します。
目次
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契約書チェックのBPO・外注が増えている背景
事業が成長するほど契約書レビューの依頼は増える一方、法務部門の増員は思うように進まない。多くの企業がこのジレンマを抱えています。法務人材の採用環境は売り手市場が続いており、求人を出しても応募が集まらない、採用できても戦力化までに時間がかかるという声は珍しくありません。
その間にもレビュー依頼は溜まり、事業部からは「契約書チェックが遅くて商談が進まない」という不満が上がります。レビューの遅れは法務部門だけの問題ではなく、ビジネス全体のボトルネックになりかねません。
この状況を採用だけで解決しようとせず、外部リソースの活用=BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)で乗り切る企業が増えています。
契約書チェックのBPOには3つの選択肢がある
契約書チェックの外注先は、大きく分けて「顧問弁護士を含めた法律事務所への依頼」「法務BPOサービス（外注型）」「法務BPOサービス（社内に入り込む型）」があります。
顧問弁護士は専門性が高い一方、自社の事業や取引背景を常に把握しているわけではなく説明のコストがかかります。また、事業部門から依頼を行うには社内の決裁が必要な企業もあり、日常的な相談には向かない傾向があります。
法務BPOは専門性を有する弁護士がスポットでサポートするサービスの形態です。法務BPOには案件単位で依頼する「外注型」と、担当弁護士が企業の社内システムにアクセスし、一人の法務メンバーのように稼働する「社内に入り込む型」の2類型があります。この運用フローの違いが、外注の成否を分ける最大のポイントです。
契約業務の特性から考える、BPOできる範囲
「契約書チェックを外注する」といっても、すべてを丸ごと任せる必要はありません。契約審査業務は定型・非定型で性質が大きく異なるためです。
NDA(秘密保持契約)や発注先が決まっている業務委託契約のような定型的な契約は、判断基準を型化しやすくアウトソースに最適です。一方、M&Aのような非定型で難易度の高い案件は、顧問弁護士・アウトソース先の弁護士・社内法務が三者で連携して対応する形が現実的です。
定型的な契約を外部に切り出すだけでも、法務部門の負荷は大きく軽減されます。
また、経験豊富な弁護士が担う契約書チェックのBPOであれば、レビュー単体にとどまらず、稟議申請から締結に至る業務フローの策定まで自社のガバナンスを考慮した体制構築の支援が可能です。
さらに、案件を回しながら契約のプレイブック作成のサポートも可能です。型化が進めば、将来的には定型案件を事業部で完結させる体制も目指せます。外注は「外部への依存」ではなく、「自社の法務力を向上させる投資」にもなるのです。
契約書チェックBPOの成否を分けるポイント
ただし、BPOの「形」を間違えると逆効果になります。依頼方法やファイル共有方法が煩雑で、戻ってきたレビューは自社事情を踏まえない杓子定規なもの。修正のやり取りが何回も往復し、逆に法務部の労力が増えてしまう。「外注型」の契約書チェックBPOは、こうした事態を招く可能性をはらんでいます。
これに対し「社内に入り込む型」では、担当弁護士が企業の案件管理ツール等にアクセスし、自社の事情をキャッチアップする事が可能です。事業部担当者とは社内メールで直接やり取りし、法務部員はCCで内容を把握、必要なときだけ介入すればよい仕組みです。
ファイルを社外に転送する必要がないため、セキュリティ要件が厳しい企業でも運用できます。
契約書チェックのBPOは知見が残らない？
BPOを検討する際、「社内にノウハウが蓄積されないのでは」という不安を抱える方もいるかもしれません。しかし社内に入り込む型の運用では、弁護士と事業部のやり取りが社内に共有されるため、そのまま生きたOJT教材になります。
転職してきた新人法務部員が弁護士の回答や言い回しを見て実務を吸収し、早期に戦力化する事も可能です。新人のレビュー結果を弁護士が確認するケースもあり、育成にも活用できます。
外注によってリソース不足を補いながら、弁護士のノウハウを社内に蓄積し、採用した人材を育成する事例も増えています。
契約書チェックBPOの費用対効果
BPOが十分に機能しない段階から固定費用が大きくのしかかる事態は避けたいところです。そのような場合は、契約審査の量に応じた変動費モデルを選択するとよいでしょう。
最低契約期間1ヶ月・最短翌月アサインが可能なサービスもあります。新しい人材を採用検討中の企業でも、「法務人材を採用できたら縮小する前提」のつなぎ利用として無理なく導入できます。
契約書チェックBPOの外注先選定チェックポイント
最後に、BPOサービスを比較する際のチェックポイントを整理します。
・依頼1件あたりに要する社内の工数はどれくらいか
・外注先は自社の事業やひな形を理解した上でレビューしてくれるか
・データの取り扱い・秘密保持の仕組みは自社のセキュリティ基準を満たすか
・最低契約期間と発注量の縮小・解約の条件は柔軟か
・すでに顧問弁護士がいる場合は、顧問弁護士との役割分担や連携が可能か
契約書チェックの外注は、「丸投げするか、自社で抱えるか」の二択ではありません。定型業務を切り出し、社内に溶け込む形で外部の専門家を迎え入れ、並行して採用や型化を進める。
そんな選択肢もあります。まずは自社の課題整理から進めてみてはいかがでしょうか。
